Herramientas del consultor

Hay un dogma que me aplico y me da la sensación de que poca gente del gremio lo hace: aprende a utilizar tus herramientas ya que son las únicas que tienes para hacer el trabajo. Pese a que nuestra principal herramienta es la cabeza (en serio... esto NO SE PUEDE OLVIDAR), tenemos otras que también tenemos que desafortunadamente saber usar (dícese paquetes ofimáticos, calculadoras, ratones, etc.). Siempre me he preocupado de saber lo máximo de cada una de estas y mis colegas cada dos por tres me dicen que tendría que darles un curso. Como soy de los que cree que se aprende haciendo, nunca se lo he impartido y nunca se lo impartiré. En cualquier caso, he pensado en compartir algunos trucos y consejos para cuando no sepa qué diablos postear. Comencemos:

El powerpoint es como el fútbol. Todo el mundo cree que sabe. Han descubierto que haciendo doble click en el pincelito, mágicamente se puede aplicar en muchos cuadros y creen que saben usar powerpoint e incluso dan consejos. Eso es falso y desconocen los aspectos básicos del programa que es lo que voy a tratar hoy: powerpoint y plantillas.

Disculpadme si uso lenguaje raruno tipo diapo, ppt, etc. es lenguaje de batalla. Intentaré evitarlo en la medida de lo posible. Primero: LOS PATRONES Y LAS PLANTILLAS SON BUENAS Y ESTÁN PARA USARSE.

No hay nada que me ponga más de los nervios el darme cuenta de que una diapositiva tiene una plantilla asignada pero lo que ha hecho el usuario es "quitar ese molesto cuadro de texto que pone "click to insert text" cuando insertó una nueva diapo" para insertar un cuadro de texto crudo. O peor, cuando miro en el patrón de diapositivas y veo unos 15 patrones diferentes, básicamente producto de copiar y pegar de otras tantas presentaciones diferentes.

La plantillas son buenas por diversas razones. Cito dos:

• Porque permiten cambiar rápidamente el estilo de una presentación (colores, fuentes,etc.) de 500 páginas tan solo cambiando 3 o 4 (las plantillas). Esto es especialmente útil cuando el cliente te dice en la presentación final que se la pases a "su formato corporativo". Los becarios no están para pasarse doce horas delante de tu presentación para arreglar el formato. Están para aprender.
• Porque las plantillas homogeneizan el estilo de la presentación: siempre un cuadro de texto grande en el centro, diapositiva con dibujo a derecha y cuadro a la izquierda, fichas, etc. (especialmente útil cuando unes presentaciones de ocho personas diferentes: ya sólo te tienes que fijar en el contenido, no andar cambiando también el aspecto). Claro, cuando no sabes usarlas no te enteras y piensas que powerpoint se está confabulando contra tu precioso formato: único y espectacular. Yo suelo utilizar cuatro (exceptuando la de inicio y la de cierre): una con titulo y cuadro único y grande, una con título y dos cuadros, otra sin nada y una de indices. Debo decir que no soy un diseñador gráfico, soy un consultor: mi objetivo es exponer información de la forma más clara posible, no crear obras de arte ni documentos de marketing.

Entonces. ¿Qué es lo que recomiendo?

• Hacer un archivo modelo (llamado de forma lo más descriptiva posible, en mi caso se llama archivo_modelo.pptx)
• Poner ahí el patrón de la compañía (un patrón es un conjunto de plantillas para las diapositivas) con las plantillas que normalmente utiliceis (yo ya he dicho que utilizo cuatro). En general los de marketing tampoco saben usar el powerpoint y me toca modificar los patrones que nos pasan. En el archivo_modelo.pptx no debería haber más de un patrón. Tampoco es mala idea poner fuera del área de la diapositiva (en el patrón) los colores y códigos RGB de los colores corporativos. Así los tendrás visibles en todo momento, sin que se impriman. Esto también es posible hacerlo cambiando el patrón de colores de la presentación, pero la vidarealTM te enseña que seguro que en algún momento tienes que meterlos a manubrio, así que es cómodo que estén ahí.
• Al definir las plantillas no sólo hay que colocar los cuadros y temas por el estilo. Hay que utilizar los niveles de lista. Esto te permitirá modificar de una tacada muchas más cosas. Por ejemplo, en el nivel 1 suelo poner texto destacado (grande, en negrita y en algún color corporativo), en el nivel 2 texto normal -negro- y en el nivel 3 y siguientes bullets indentados 1,5 cm con texto también en negro. Lo de poner el nivel 1 con color permite darle mayor flexibilidad al documento, ya que podemos cambiar el color del texto destacado (nivel 1) de una sola tacada y adaptarlo por ejemplo al color corporativo del cliente.
• Ser coherente al utilizar tu archivo modelo en tu trabajo. Esto significa que, por ejemplo, al incorporar bullets se hace vía "aumentar nivel de sangría". Si metes a manubrio la lista (utilizando el famoso "pincelito") no sirve de nada. No niego que con este sistema pierdes flexibilidad al utilizar powerpoint a costa de mayor estructura, rapidez y homogeneidad. Recuerdo: no somos diseñadores gráficos!

Otra recomendación: Las fichas deben estar en el patrón. Ms powerpoint 2007 ha incluido una funcionalidad que, si no recuerdo mal, ms powerpoint xp no tenía: múltiples cuadros de texto en la plantilla. Eso significa que las fichas, donde suele haber muchos cuadros, se pueden (y deben) incluir en la plantilla. De esta forma, cuando llevas 30 fichas y te das cuenta de que falta un campo de texto, puedes reorganizar la ficha en la plantilla e incorporar la información en las 30 fichas. Si no lo haces así, tendrás que ir diapositiva por diapositiva no sólo incluyendo la información que faltaba, sino modificando la distribución de los cuadros de texto.

Debo decir que esto es la teoría. Yo lo aplico así, mis documentos salen así del horno. Luego, como norma general, la gente coge y lo aplica mal. Qué le vamos a hacer.

PD: aquí se recogen opiniones propias fruto de haber trabajado como "operario del powerpoint" unos cuantos años. Seguro que hay mejores formas de trabajar y, de hecho, os invito a compartirlas vía comentarios y links. Si hay dudas o necesitais consejos específicos, no dudeis en ponerlo también en los comentarios.